Le webmail Roundcube déployé par l’académie Aix-Marseille a connu plusieurs évolutions techniques entre 2025 et 2026. Authentification renforcée, mise en conformité accessibilité, restrictions sur les pièces jointes : ces changements modifient concrètement l’usage quotidien de la messagerie pour les personnels. Que gagne-t-on, que perd-t-on par rapport à la version précédente ?
Authentification OTP VERDON et sécurité du webmail académique : ce qui a changé
La bascule la plus structurante concerne la généralisation de l’authentification multifacteur OTP VERDON à l’ensemble des personnels depuis la rentrée 2025. Avant cette date, la connexion reposait sur un simple couple identifiant/mot de passe. Le dispositif VERDON ajoute un code temporaire à usage unique, envoyé par SMS ou généré via une application compatible.
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Cette couche supplémentaire rallonge le processus de connexion de quelques secondes. Elle réduit en revanche le risque de compromission des comptes, un problème récurrent sur les messageries institutionnelles utilisant des mots de passe faibles ou réutilisés.
Pour les personnels qui accèdent au webmail Roundcube de l’académie Aix-Marseille depuis plusieurs appareils (ordinateur fixe en établissement, smartphone personnel, tablette), la saisie du code OTP est requise à chaque nouvelle session. Aucun mécanisme de « confiance » prolongée sur un appareil donné n’a été documenté pour l’instant dans les notes diffusées par la DSI.
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Comparatif avant/après 2025 : fonctionnalités et contraintes de Roundcube Aix-Marseille
| Critère | Avant rentrée 2025 | Depuis 2025-2026 |
|---|---|---|
| Authentification | Identifiant + mot de passe | Identifiant + mot de passe + OTP VERDON |
| Accessibilité (RGAA) | Conformité partielle non documentée | Chantier RGAA piloté par la DANE et la DSI |
| Pièces jointes volumineuses | Envoi direct possible (limite standard) | Restriction progressive, redirection vers FileSender académique |
| Navigation clavier | Support limité | Améliorations spécifiques (contraste, alternatives textuelles) |
| Accès mobile | Interface responsive basique | Interface responsive, OTP requis à chaque session |
Le tableau met en évidence un arbitrage clair : la sécurité et l’accessibilité progressent, mais la fluidité d’usage régresse sur certains points. L’obligation OTP à chaque session pénalise les utilisateurs mobiles fréquents. La restriction sur les pièces jointes impose de maîtriser un outil supplémentaire (FileSender).
Mise en conformité RGAA : accessibilité de l’interface Roundcube en 2026
Le chantier d’accessibilité mené entre fin 2024 et 2025 visait à rapprocher l’interface Roundcube du niveau de conformité RGAA exigé pour les services publics numériques. Concrètement, les améliorations portent sur trois axes :
- La navigation au clavier, permettant aux agents en situation de handicap moteur de parcourir les dossiers et messages sans souris
- Le renforcement des contrastes visuels sur les boutons, menus et indicateurs de messages non lus
- L’ajout d’alternatives textuelles sur les éléments graphiques de l’interface (icônes d’action, pictogrammes de statut)
Ce chantier piloté par la DANE et la DSI académique a produit un rapport de conformité partielle publié sur le portail numérique Esterel. La conformité reste partielle : certains composants tiers intégrés à Roundcube (plugins de calendrier, modules de recherche avancée) n’ont pas encore été adaptés.
Impact concret sur l’usage quotidien
Pour la majorité des utilisateurs, ces modifications restent transparentes. Les agents utilisant des technologies d’assistance (lecteurs d’écran, plages braille) constatent une amélioration notable de la lisibilité des listes de messages. Les raccourcis clavier natifs de Roundcube fonctionnent désormais sans conflit avec les outils d’accessibilité système.
Restrictions sur les pièces jointes et gestion des emails volumineux
La restriction progressive de la taille des pièces jointes directes constitue le changement le plus contraignant au quotidien. L’académie oriente les personnels vers FileSender, un service de transfert de fichiers hébergé par le réseau RENATER.
Cette bascule répond à un objectif de gestion de la bande passante et du stockage sur les serveurs de messagerie académiques. En revanche, elle ajoute une étape dans le flux de travail : générer un lien de téléchargement, le coller dans le corps du mail, vérifier que le destinataire y accède.
- Les fichiers dépassant la limite autorisée en pièce jointe directe doivent transiter par FileSender
- Les liens FileSender ont une durée de validité limitée, ce qui pose problème pour les échanges archivés
- Aucune intégration native entre Roundcube et FileSender n’existe à ce stade, le passage d’un outil à l’autre reste manuel
Pour les personnels administratifs qui échangent régulièrement des documents PDF volumineux (bilans, rapports d’inspection, dossiers de mutation), cette contrainte modifie significativement les habitudes de communication.
Support technique et récupération de mot de passe sur la messagerie académique
La procédure de récupération de mot de passe reste un point de friction documenté par plusieurs établissements de l’académie. Le paramétrage préalable d’une solution de récupération (adresse mail secondaire ou numéro de téléphone) est requis avant toute perte d’accès. Sans ce paramétrage, la réinitialisation passe par un ticket auprès du support DSI, avec un délai de traitement variable.
La généralisation de l’OTP VERDON a ajouté une couche de complexité : en cas de changement de numéro de téléphone, la mise à jour du dispositif OTP doit être anticipée pour éviter un blocage total du compte. Les remplaçants et contractuels, dont les affectations changent fréquemment, sont les profils les plus exposés à ce type d’incident.
L’interface de gestion des paramètres de sécurité est accessible depuis le portail Esterel. Elle permet de vérifier le numéro associé au dispositif VERDON et de configurer une adresse de secours. Cette vérification prend moins d’une minute et évite la procédure de support, dont le délai peut atteindre plusieurs jours en période de rentrée.